Generell info
Pr dato kan FAMAC produsere fakturagrunnlag for husleie for:
- Agresso
- PowerOffice
- 24SevenOffice
- View ledger
- Visma Enterprise
- Tripletex (API)
Felles for alle regnskapssystemene gjelder følgende:
Leietakere må ha Ekstern Id i FAMAC som er identisk med kundenr. i regnskapssystemet (feltet kan ha forskjellige navn i de forskjellige regnskapssystemer). Ekstern Id brukes for å koble faktura til rette person/foretak registrert i regnskapssystemet. Av dette følger at Ekstern Id bør være unik. Det mest vanlige er å bruke fødselsnummer (11 siffer) på personer og organisasjonsnummer (9 siffer) på foretak. Fordelen er jo at både fødselsnummer og organisasjonsnummer er unike allerede. Hvis leietakere allerede er registrert i regnskapssystemet er det naturlig at eksisterende id også brukes i FAMAC. Detaljert informasjon om leietakere i FAMAC finner du her.
I Grunninnstillinger > Produkter må de enkelte produkter også få tildelt Ekstern Id. Dette må tilsvare varenummer i regnskapssystemet (også her kan feltet ha forskjellig navn i de forskjellige regnskapssystemer). Hensikten med dette er at husleie skal bokføres på rett plass.
I tilfelle det skal bokføres husleieinntekt pr bygg eventuelt også pr leieobjekt må man på hvert enkelt leieobjekt registrere rett varenr i feltet Alternativt eksternt produktnr. Her kan man også registrere Alternativt produktnavn. Hvis Alternativt produktnavn ikke fylles ut vil det av faktura fremgå at det er Husleie.
Det som er beskrevet ovenfor kan gjennomføres uten kontakt med FDVhuset. Men for å komme videre må FDVhuset registrere rett regnskapsprogram for dere som kunde. Når det er gjort vil det i Grunninnstillinger > Økonomi fremkomme egne felt som er spesifikke for det enkelte regnskapssystem. Hvilke verdier som må registreres for de forskjellige regnskapssystemer er normalt godt kjent for de som til daglig jobber med regnskapssystemet.
Når dette er på plass finner du mer info i artikkelen Utleie Faktura Fakturagrunnlag praktisk bruk.
Litt mer om de enkelte regnskapssystemer
Grunninnstillinger > Økonomi for Agresso:
- Firmakode - Firmakoden (to bokstaver) slik den er registrert i Agresso.
- Artikelnummer - Artikelnummer i Agresso for husleie. Koden som angis her, må være en gyldig artikkelkode angitt i Agresso.
- att_1_id - Valgfri systemverdi. Agresso kan informere om den skal brukes i deres integrasjon.
- dim_1 - Valgfri systemverdi. Agresso kan informere om den skal brukes i deres integrasjon.
- dim_1_value - Valgfri systemverdi. Agresso kan informere om den skal brukes i deres integrasjon.
- responsible - Valgfri systemverdi. Agresso kan informere om den skal brukes i deres integrasjon.
- responsible2 - Valgfri systemverdi. Agresso kan informere om den skal brukes i deres integrasjon.
Grunninnstillinger > Økonomi for PowerOffice og 24SevenOffice:
- Standard produktnummer
Grunninnstillinger > Økonomi for Visma Enterprise:
- Visma oppdragsgiver
- Visma MVA-kode
- Standard produktnummer
Grunninnstillinger > Økonomi for View Ledger:
- Ved fakturering pr byggeier må “Entity Code” skrives inn i feltet Ekstern ID pr byggeier i Grunninnstillinger -> Byggeiere
- Om det ikke skal faktureres pr byggeier, se bort i fra punkt 1
- Leietakere må ha Ekstern Id i FAMAC som er identisk med “Customer No”
- De enkelte produkter må få tildelt Ekstern Id som er identisk med “Produktnummer” (også her kan man benytte feltet Alternativt eksternt produktnummer på de enkelte leieobjekter
NB: Det er verdt å merke seg at der finnes rom for feilfakturering om en fakturerer pr byggeier, og samme leietaker leier hos to eller flere byggeiere (Byggeier A, Byggeier B) om samme leietaker har ulikt kundenummer hos de to ulike bygg eierne. Løsningen på dette vil være å opprette flere leietakere i FAMAC slik at dere får riktig Ekstern ID for aktuell byggeier/fakturasystem.
|
View Ledger field |
FamacWeb field |
FamacWeb string |
|
Entity Code |
Ekstern ID |
Grunninnstillinger -> Byggeier |
|
Order No |
Ordrenummer |
Utleie -> Fakturagrunnlag |
|
Date |
Fakturadato |
Utleie -> Fakturagrunnlag |
|
Customer No (imp) |
Kundenummer |
Utleie -> Leietaker |
|
Project |
Prosjektnummer |
Utleie -> Leieobjekter |
|
Avdeling |
- Ligger i kode - |
|
|
Prosjektnr |
Prosjektnummer |
Utleie -> Leieobjekter |
|
Product |
Ekstern ID |
Utleie -> Grunninnstillinger -> Produkt |
|
Tekst (imp) |
Produktnavn |
Utleie -> Grunninnstillinger -> Produkt |
|
Unit |
- Ligger i kode - |
|
|
Antall |
Antall |
Utleie -> Fakturagrunnlag |
|
Unit Price |
Pris |
Utleie -> Kontrakter -> Økonomiske forhold |
|
Kundenavn (imp) |
For- og etternavn |
Utleie -> Leietaker |
|
Period Start Tmp |
Første måned av fakturaperiode (Kvartal 1 vil få verdi 0120, og gjelder da for jan-mars) Verdi: “mmyy” |
|
|
No of Periods |
Antall mnd siden sist faktura. (Kvartals fakturering vil få 3 perioder osv.) |
Tripletex (api):
Kontakt FDVhuset på support@fdvhuset.no eller 99350000 for å komme i gang.
Som kunde kan dere forberede følgende:
Om kunder allerede finnes i Tripletex må kundenummeret i Tripletex skrives inn i Ekstern ID på hver leietaker. Om kunder ikke finnes fra før kan FAMAC opprette disse ved faktura eksport. Dere er da nødt til å ha oppdatert informasjon i FAMAC med riktig faktura navn, adresse, epost, evt organisasjonsnummer. Ekstern ID må settes i FAMAC i henhold til løpenummer i Tripletex.
Alle produkter i FAMAC må få riktig Ekstern ID lik produktnummeret i Tripletex.
Tripletex (api) brukerveiledning:
Tripletex faktura eksport skjer via API og vil umiddelbart være tilgjengelig som en ordre i Tripletex om det ikke oppstår noen feil ved eksport. Feil blir rapportert i en log fil som automatisk blir lastet ned i din nettleser.
Trykk “Lag eksportfil” på kontrakter du ønsker å fakturere.
Etter hver eksport vil det automatisk lastes ned en eksport logg.
Her bekreftes det at alt er ok, eller om noen har feilet vil det være beskrevet hva som er feil. OBS: Feiler én ting i eksport, vil ingen ordrer opprettes i Tripletex.
Ved opprettelse av nye Produkter i FAMAC må de samme varene opprettes i Tripletex.
Ved opprettelse av nye Kunder i FAMAC må Ekstern ID hentes fra Tripletex og skrives inn i feltet Ekstern ID pr leietaker.
OBS: Feiler én ting i eksport, vil ingen ordrer opprettes i Tripletex og alle fakturerte kontrakter må faktureres på nytt. Ligger feilen i Tripletex kan du utføre endringene i Tripletex og i menypunktet “Fakturert” velge de aktuelle kontraktene og sende de på nytt ved å trykke “Lag eksportfil”. Er det feil informasjon fra FAMAC må aktuelle kontrakter nullstilles og deretter faktureres på nytt når feilene er rettet.
TIPS: Det vil være lurt å prøve å eksportere én kontrakt først og se om alt er riktig, deretter kanskje på to forskjellige kunder og byggeiere. Så slipper det å bli alt for mye ryddearbeid om det skulle vise seg at noe er feil.
NB: Det er verdt å merke seg at der finnes rom for feilfakturering om samme leietaker leier hos to eller flere byggeiere (Byggeier A, Byggeier B) om samme leietaker har ulikt kundenummer hos de to ulike bygg eierne. Løsningen på dette vil være å opprette flere leietakere i FAMAC slik at dere får riktig Ekstern ID for aktuell byggeier/fakturasystem (Det vil i fremtiden komme en logikk i FAMAC som forhindrer at dette kan skje).