Denne artikkelen handler om aktivitetsskjemaet som brukes når du skal opprette en ny aktivitet, eller redigere en eksisterende aktivitet.
For å opprette en aktivitet klikker du på knappen "Ny aktivitet" i aktivitetsoversikten. Det vil da åpnes et skjema hvor du kan fylle inn informasjon. Alle feltene med rød stjerne (*) er obligatoriske felt og må fylles ut.
Arkfanen Aktivitet
Denne arkfanen inneholder informasjon og detaljer om aktiviteten. Vi lister opp alle punktene i rekkefølgen du ser dem i skjemaet.
- Bygg: En aktivitet er alltid tilknyttet et bygg. Hvis du har åpnet menyen via Dashbordet, så må du først velge et bygg. Dersom du har åpnet Aktiviteter via et bygg, så er det bygget automatisk valgt for deg.
- Tagger: Dette kan brukes til kategorisering og for å knytte aktiviteten til eksempelvis Brann, Elektro osv. Les mer om tagger.
-
Kategori: Her velger du den kategorien aktiviteten tilhører. Kategorien 31.Drift er forhåndsvalgt.
Kategoriseringen er basert på NS 3454-2013 Livssykluskostnader. - Aktivitetsnavn: Navnet du vil at aktiviteten skal ha.
- Beskrivelse: Legg inn beskrivelse av aktiviteten og annen informasjon som er nyttig, slik at utførende vet hva de skal gjøre.
- Sjekkliste: Velg hvilken sjekkliste du vil at aktiviteten skal bruke. Hvis du ikke kan se valget, les mer om Sjekklister.
- Ansvarlig/Utførende/Deltaker: Velg hvem som har ansvar for at aktiviteten blir utført og hvem som faktisk skal utføre den. Deltaker legges til hvis andre også skal jobbe med aktiviteten og trenger å se denne.
- Kommentar til utførende: Noter eventuelle punkter Utførende må passe på i forbindelse med aktiviteten her.
- Startdato: Datoen aktiviteten skal utføres eller starte.
- Utføres innen: Definerer siste frist for utførelse av aktiviteten dersom aktuelt.
-
Gjentas: Her velger du intervall på en aktivitet/rutine som skal gjentas. Du vil få flere valg i forhold til om du velger daglig, ukentlig, månedlig eller årlig.
- Gjenta til: Setter du en dato her, vil aktiviteten dukke opp i gitt interval frem til angitt dato. Ikke velg noen dato her hvis aktiviteten skal fortsette uendelig.
- Dokumentasjon kreves: Hvis dette er avhuket, kan ikke utførende kvittere ut aktiviteten uten å legge ved dokumentasjon på at arbeidet er utført.
- Fakturerbar: Gjør timene som er ført på aktiviteten tilgjengelig for nedlasting som fakturabilag via Rapporter > Kostnad > Fakturabilag.
- Prioritet: Dersom dette settes til høy eller kritisk, vil det vises med tegn i oversikten, slik at ansvarlig/utførende enkelt kan se at dette må prioriteres først.
-
Varslinger: Her kan du huke av for å sende varsling til ansvarlig, utførende, og deltaker. Du kan også sende aktivitetsdetaljer til en egendefinert mottaker ved å bruke valget Send aktivitetsdetaljer på e-post, også til brukere utenfor Famac.
Som ansvarlig på en aktivitet får du autogenerert e-post uavhengig av hva som er valgt for varsling når aktiviteten enten kvitteres ut med Avvik eller kvitteres ut med Ikke utført. Dette for at du som ansvarlig skal bli oppmerksom på at utførelsen av aktiviteten ikke ble slik den skulle. - Tilknytninger: Der det er relevant kan en aktivitet knyttes til System, Komponent, Fløy, Måler, Rom, og Instruks.
Obs: det kan være flere valg og funksjoner i dette skjemaet, men som avhenger av hvilke moduler, tjenester og integrasjoner som er aktive for din organisasjon eller for det valgte bygget. Denne artikkelen lister kun opp det som er tilgjengelig for alle.
Arkfanen Dokumenter
Her kan du laste opp bilder og dokumenter som skal være tilgjengelig på aktiviteten.
Arkfanen Estimert kostnad
Her kan du legge til kostnader som er antatt å oppstå i forbindelse med utførelse av aktiviteten. Mens aktiviteten pågår så registreres faktiske kostnader ved å føre inn timer/kostnader på aktiviteten, og de estimerte og faktiske kostnadene kan sammenlignes.
- Velg kontotype: Velg kontotypen hvor det er tenkt at kostnadene skal legges inn. Det er her mulig å legge til flere linjer med forskjellige kontotyper hvis det er ønskelig.
- MVA: Er forhåndsvalgt ut fra hva som er registrert på kontotype, men kan endres dersom det er ønskelig.
- Antall: Legg inn antall timer/stk/km som er estimert brukt på aktiviteten.
- Enh. pris: Legg inn den estimerte prisen pr antall.
- Kommentar: Legg inn kommentar dersom det er ønskelig.