Modulen Utleie er tilgjengelig for Byggeieradmin og rollen Utleieadmin
NB! Viktig angående lagring av mal før opplasting:
Dokumentmaler som skal brukes i utleie MÅ være i .XML-format.
Sjekk hvilket format du lagrer dokumentet i før du laster opp filen. Dette gjør du ved å trykke på "lagre som" knappen i menyen til skriveprogrammet ditt. I nyere versjoner av Word vil den riktige filtypen være "Strict Open XML-document". Står ikke dette listet opp i programmet ditt velger du Microsoft Word 2007-2013 XML Format. Får du opp et bekreftelsesvindu, bekreft at du fortsatt skal bruke Microsoft Word 2007-2013 XML Format
FAMAC gir deg som utleieadministrator muligheten til å egendefinere dine utleiekontrakter og standardbrev. Dette gir deg full frihet til å utforme dokumentene akkurat slik du vil, både med hensyn til tekst, form og farge. FAMAC tilpasser automatisk dokumentet ved utskrift, slik at det blir seende perfekt ut selv om deler av mal-dokumentet ikke blir tatt i bruk ved utskrift.
I praksis fungerer det slik at man på Grunninnstillinger Utleie -> arkfane "Standardbrev" kan laste opp sine egne Word (.docx)-dokumenter som vil fungere som mal for alle kontrakter og brev som genereres i Utleiemodulen. Man kan også ha flere maler pr. brev. Dette muliggjør f.eks. at man har én mal for boligkontrakt på norsk og én på svensk. Når man skriver ut kontrakten i Utleiemodulen velger man om man vil skrive den ut på norsk eller svensk.
Bruk av flettefelt
For å hente ut data fra Utleiemodulen og plassere inn i malen ved utskrift må man sette inn såkalte flettefelt for at FAMAC skal vite hvor i malen de ulike dataene skal settes inn. Det er i dag to typer flettefelt som kan brukes:
- Enkle flettefelt.
- Eksempel: ${LEIEOBJEKT} = Leieobjekt/Adresse.
- Ved utskrift av kontrakt vil FAMAC automatisk hente frem leieobjekt-navnet og plassere den inn på de stedene i malen hvor flettefeltet er satt inn.
- Flettebokser.
- Eksempel: ${GARANTI} Vises om garanti er valgt. ${/GARANTI}
- Hvis det er avhuket i FAMAC for at det skal stilles garanti vil teksten som er definert innenfor klammene automatisk vises ved utskrift. Hvis det ikke er valgt at det skal være noe garanti vil dette ikke bli tatt med i utskriften.
Denne artikkelen gir en komplett oversikt over alle tilgjengelige flettefelt
Kombinasjon av enkle flettefelt og flettebokser
Man kan også kombinere de to ulike typene for å gi et mer sammensatt bilde. Eksempel:
${GARANTI} Leietaker plikter å stille garanti for sin bruk av ${LEIEOBJEKT}. ${/GARANTI}
I dette tilfellet vil teksten mellom fletteboksene som gjelder garanti vises hvis det er avhuket for garanti i FAMAC. I så fall vil den også hente ut hvilket leieobjekt det er snakk om via det enkle flettefeltet leieobjekt.
Formatering av tekst
Utskriften av standardbrev og kontrakter vil følge samme formatering som det er i Word-dokumentet man lastet opp på grunninnstillinger Utleie. Dvs. at hvis man ønsker rød skrift og skriftstørrelse 15 med fonten Arial, så setter man det i Word-dokumentet før man laster opp. Dette gjør at man kan få det grafiske uttrykket man ønsker. I tillegg gir det rom for å tilpasse dokumentene etter hvem som skal motta dem. (Eksempel: Man kan ha én standardkontrakt som heter "Boligkontrakt (Ordinær)" som har skriftstørrelse 11, samtidig som man har én kontrakt som heter "Boligkontrakt (For svaksynte)" som bruker skriftstørrelse 22. Når man da går på en kontrakt i FAMAC og velger Handling -> skriv ut, vil man få velge hvilken avtalemal man skal legge til grunn ved utskrift.
Bruk av bilder, logoer, mv.
Egendefinerte dokumenter støtter alle bildefiler, logoer, mv. som legges inn i Word-dokumentet som lastes opp. Det betyr at man kan plassere ønskede grafiske elementer der hvor man ønsker i standardokumentet - og det vil vises akkurat slik ved utskrift fra Utleiemodulen. Dette gjelder både i tekstfeltet og topp-/bunnteksten.
Viktige ting å huske på:
- Bokstavene i flettefelt og flettebokser må være skrevet med CAPSLOCK!
- Hvis man har flere flettebokser etter hverandre må det ikke brukes linjeskift mellom boksene. Da vil ikke FAMAC kunne flytte innholdet i rett rekkefølge, og man risikerer blanke områder ved utskrift.
- Skal du redigere et standarddokument laster du det ned fra Grunninnstillinger Utleie, redigerer det i f.eks. Word, og laster det opp på nytt på samme sted.
- At dere alltid kan kontakte FDVhuset enten via support@fdvhuset.no eller på tlf 99 35 00 00.
- Sjekk også ut diskusjonstråden hvor kundene diskuterer bruk av egendefinerte dokumenter.