Før du kan starte med booking, er det en del ting som må på plass i innstillinger. Før du kan begynne å registrere ressurser, så må du ha på plass Hovedkategorier, Bruksområder, Produkter, Utleiere, Kontraktstekster og Vilkår slik at dette blir tilgjengelig i opprettelsen av ressursene.
Hovedkategori
Dette er et hjelpemiddel for å sortere ressurser i egendefinerte kategorier, for eksempel Møterom, Forsamlingslokaler, Idrett osv. Dette gir i kalender mulighet for å filtrere på disse kategoriene.
Bruksområde
Dette kan ses på som en underinndeling av hovedkategori, men det er ikke knyttet til hovedkategori. Eksempelvis kan en idrettshall ha bruksområdene: Håndball, Fotball, Volleyball osv. For bruk av ekstern booking må Bruksområdet være angitt på Ressursene. Du kan ha flere bruksområder pr ressurs.
Ressurser
Før du kan etablere leieforhold må det defineres hva som skal leies ut. Det kan være et enkelt rom eller en samling av rom. Du kan registrere så mange ressurser du måtte ønske for hvert enkelt bygg. Du kan opprette en hovedressurs, som videre kan deles opp i underressurser. Eksempelvis så kan mange idretthaller deles av med vegger, og man kan da registrere hver del som en egen underressurs i idretthallen som kan leies ut uavhengig av hverandre. Den overorndede ressursen må registreres først, så kan man opprette underressurser ved å knytte til en overordnet ressurs. Her vil hele idretthallen være en overordnet ressurs, og underressursene vil være Del A, Del B, Del C.
Nye ressurser legges til ved å klikke på knappen Ny ressurs. Her fyller du inn nødvendig informasjon. Skal ressursen være tilgjengelig for eksterne bookingkunder, må du huske å huke av i Vis i ekstern booking.
Produkter
Her kan du bestemme prisene på leie av lokalene, og eventuelle tilleggsprodukter som kan følge med leien.
Leiepris
Leie angis pr halvtime, mens tillegg har en fast pris pr leieforhold. Leie kan videre spesifiseres til klokkeslett. Noen utleier har forskjellige priser ut fra når på døgnet det skal leies ut. Når dette er tilfelle, huker du av i Tilpasset pris. Du kan da legge inn tilpasset pris for spesifikke dager og klokkeslett.
For å legge til leiepriser må du først klikke på knappen Ny leiepris. Her gir du leieprisen et navn, og legger inn eventuelle kommentarer. Når du har lagret denne så vil du få opp dette i en tabell, og du kan nå legge inn priser. Dette gjør du ved å klikke på Handling-knappen og videre på Behandle priser. Velg hvilke ressurser denne prisen skal være gjeldende på, og legg inn den prisen du ønsker pr 30 minutter.
Om du ønsker kan du legge in tilpasset pris for spesifikke dager og klokkeslett. Hvis du ønsker det, huker du av for Tilpasset pris. Du får da opp flere felter, hvor du kan tilpasse priser i tidsperioder og dager. Klikk på knappen Legg til for å bekrefte dette og eventuelt legge til flere. Når du har lagt til de du ønsker klikker du Lagre.
For å ha prisene tilgjengelig i den eksterne bookinga, klikker du på Handling-knappen og Behandle eksterne ressurser og velger hvilke ressurser det skal være tilgjengelig på.
Produkter
Produkter gir anledning til å legge ved produkter til bookingen, sånn som eksempelvis ekstra stoler, bord, kaffemaskiner, prosjektorer osv. På denne måten kan du leie ut en prosjektor og stoler i tillegg når du leier ut et møterom. Du kan også knytte produktene til flere bygg, slik at de kan leies ut på tvers av bygg.
For å legge til produkter klikker du på arkfanen Produkter, og videre på knappen Nytt produkt. Her legger du til produktet, eksempelvis stoler, og antallet du har av disse. Når du har lagt til produktet og lagret, klikker du på Handling-knappen og videre på Behandle priser. Her velger du hvilke ressurser som skal ha dette produktet tilgjengelig, og hvor mye det skal koste pr enhet av produktet, i dette tilfellet pr stol. For at de skal være tilgjengelig for eksterne bookingkunder må du også via Handling-knappen klikke på Behandle eksterne ressurser og legge til de ressursene som skal ha dette produktet tilgjengelig.
Utleier
For bruk i eventuell kontrakt bør du legge inn kontaktinformasjon om utleier. Du kan registrere så mange utleiere du har behov for, samtidig som en og samme utleier kan linkes til flere bygg. Informasjonen om utleier kommer med i nedlasting av kontrakt. For å kunne legge til en ny utleier, må den først opprettes som Byggeier i Grunninnstillinger. Dette må gjøres av en bruker som har rollen Byggeieradmin.
Kontraktstekst
Her kan du registrere så mange standardtekster du ønsker og har behov for. Når en kontrakt etableres kan ønsket standardtekst velges. En standardtekst kan knyttes opp mot hovedkategori, som betyr at du kan ha en standardtekst for en standardtekst for møterom og en annen for forsamlingslokaler osv. Når du har valgt en standardtekst ved opprettelsen av en kontrakt, så kan den redigeres for denne spesifikke kontrakten uten at det påvirker den lagrede standardteksten.
Vilkår
Her kan vilkårstekst som eksterne bookere og BookingKunder i Famac må godta før de kan foreta en booking. Du legger til vilkårstittel og -teksten, og knytter dette til de de ressursene du ønsker å ha denne teksten på. Du kan ha forskjellige vilkårstekster på forskjellige ressurser.
Varsling
Her kan du bestemme hvem som skal få automatisk epost-varsel når det opprettes en ny kontrakt. Du kan velge hvilke Famac-roller eller brukere som skal få varsel.
Grunninnstillinger
Her kan du sette innstillingene for hvor lang tid i forveien du ønsker å se at en kontrakt går ut i Dashboard, hvor mange visninger du ønsker å se pr boks i Dashboard.
Du har også mulighet for å gjøre noen innstillinger i forhold til ekstern booking.