Utleie Kontrakter

Modulen Utleie er tilgjengelig for Byggeieradmin og rollen Utleieadmin
Rollen Utleie - lesetilgang gir innsyn i Utleie uten at rollen kan endre noe.

Når leieobjekter er etablert kan du etablere leiekontrakter. Klikk Kontrakter i venstremenyen for å se skjermbildet med allerede etablerte kontrakter og for å få tilgang til knappen Ny kontrakt.

Kontrakter > Ny kontrakt

Her forklares bare et utvalg av alle felt som må fylles ut.

• Leieobjekt - Velg hvilket leieobjekt som skal leies ut, husk at leieobjektet må være definert på forhånd
• Kontraktstype – Skjemaet for etablering av kontrakt endres avhengig av om du velger bolig eller næring. Boligkontrakter utformes i henhold til husleieloven mens næringskontrakter er fristilt fra denne loven
• Leietaker_2 – Hvis du ønsker at to forskjellige personer som deler en bolig skal være solidarisk ansvarlig for oppfyllelse av kontraktens forpliktelser registreres begge leietakere. Da vil det være mulig å etablere underskriftsfelt for begge leietakere i utskrift av kontrakt.
• Paragraf 11 – Dette valget er kun aktuelt for (fylkes)kommuner som driver utleie. I utskrift av kontrakt finnes mulighet for egendefinerte tekster alt etter hvilket valg som er gjort i skjemaset Ny kontrakt. Les mer om egendefinerte kontrakter.
• Start- og sluttdato – Start angir når kontrakten gjelder fra. Hvis det er snakk om en tidsbestemt kontrakt må også sluttdato fylles ut.
• Produkter – Se egen artikkel om Grunninnstillinger for mer informasjon om dette
• Startindeks – For boligkontrakter hentes denne fra SSB konsumprisindeks og skrives inn i feltet, FAMAC foreslår sist kjente indekstall fra SSB, foreslått verdi kan overskrives.
• Startindeks dato – Skriv inn dato for når indekstallet er gyldig, FAMAC foreslår dato knyttet til sist kjente indekstall. Denne dato har ingen betydning for beregning av indeksreguleringer, den er kun en informasjon til de som ser kontraktsdetaljene i FAMAC.
• Avtalt indeks % - Normalt er denne 100, men kan forhandles ned av leietaker,
• Reguleringsintervall – Angi hvor ofte en kontrakt skal reguleres, FAMAC foreslår ett år.
• Neste regulering – Angi dato for når neste regulering skal skje, FAMAC foreslår ett år etter startdato, foreslått verdi kan overskrives
• Forskuddsbetaling – Gir deg mulighet til flette inn tekst i kontrakten som sier at husleie skal forskuddsbetales
• Fakturaperiode – Kan velges mellom hver måned inntil hver 12. måned (altså årlig).
• Neste fakturadato – Denne styrer faktureringen når eksport av fakturagrunnlag for import til  regnskapssystem benyttes.

Husk å lagre!

Når kontrakten er lagret får du tilgang til handlingsknappen:

• Skriv ut – Genererer leiekontrakt i Word-format, klar til utskrift. Word-fila som hentes er lagret i Utleie > Grunninnstillinger, Standardbrev. Her er det mulig å legge til flere forskjellige kontrakter, også på forskjellige språk hvis ønsket.
• Skriv ut gammel versjon - Her kan du skrive ut kontrakten i FDVhusets gamle versjon i pdf-format.
• Tildelingsbrev – Genererer tildelingsbrev i Word-format, klar til utskrift. Word-fila som hentes er lagret i Utleie > Grunninnstillinger, Standardbrev. Her er det mulig å legge til flere forskjellige kontrakter, også på forskjellige språk hvis ønsket.
• Fremlei - Her kan du registrere fremleiekontrakt hvis leieobjektet skal fremleies.
• Oppsigelse – Funksjonalitet for avslutning av leieforholdet. Vi anbefaler at det alltid registreres en oppsigelse før kontrakt avsluttes. Da får du også registrert faktisk utflyttingsdato.
• Rediger oppsigelse - Kun på kontrakter med registrert oppsigelse, funksjonen lar deg redigere oppsigelsen og om nødvendig også kansellere oppsigelsen.
• Skriv ut oppsigelsesbrev - Kun på kontrakter med registrert oppsigelse. Genererer oppsigelsesbrev i Word-format, klar til utskrift. Word-fila som hentes er lagret i Utleie > Grunninnstillinger, Standardbrev. Her er det mulig å legge til flere forskjellige oppsigelsesbrev, også på forskjellige språk hvis ønsket.
• Frigjør depositum – Generer standardbrev for frigjøring av depositum, kun på kontrakter med registrert oppsigelse. Genererer brev i Word-format, klar til utskrift. Word-fila som hentes er lagret i Utleie > Grunninnstillinger, Standardbrev. Her er det mulig å legge til flere forskjellige brev, også på forskjellige språk hvis ønsket.
• Avslutt kontrakt – Endrer status på kontrakten til avsluttet og flytter kontrakten til arkfanen Avsluttet.
• Send SMS – Betinger at SMS-funksjon er aktivert for deg som kunde, ta kontakt med FDVhuset hvis funksjonen ønskes. Gir mulighet for å sende SMS til leietaker fra FAMAC.
• Send avvik – Send avvik knyttet til leieobjektet til driftsleder (se egen artikkel om Avvik)
• Rediger – Gir mulighet for å redigere alle felt i kontrakten
• Kopier – Gir deg en enkel måte å lage ny kontrakt på samme leieobjekt

Massehandling for kontrakter: Varsle leietaker

Dette gir deg mulighet til å sende e-post til leietakere. Huk av i boksen foran de kontraktene det skal sendes e-post til og klikk varsle leietakere. Du får da opp et skjema hvor du kan skrive inn meldingen til leietaker(ene). Tilsvarende kan det også sendes SMS, dette betinger at SMS-funksjon er aktivert for deg som kunde, ta kontakt med FDVhuset hvis funksjonen ønskes. Gir mulighet for å sende SMS til leietaker. OBS! Rett angitt e-postadresse og mobilnummer er en naturlig forutsetning for at disse funksjonene skal kunne brukes.

Når du har lagret kontrakten vil du inne på selve kontrakten få tilgang til forskjellige arkfaner som gjelder kontrakten:

• Dokumenter gir mulighet til å laste opp dokumenter som har med denne kontrakten å gjøre.
• Reguleringer gir oversikt over alle husleiereguleringer som er gjort på denne kontrakten.
• Oppgaver gir deg mulighet til å legge til oppgaver som utleieadministrator må huske på å utføre i forhold til akkurat denne kontrakten (NB! Dette er ikke en aktivitet som beskrevet tidligere, men heller å sammenligne med post-it lappene som har en tendens til å samle seg på skrivebordet) Se også neste punkt om Oppgaver.
• Samtaler gir deg mulighet til å registrere kontakt med leietaker som angår kontrakten (husk at alt som angår leieobjektet registreres som avvik eller direkte som aktivitet).
• Logg viser viktige hendelser som logges automatisk vises.

Obs! Kontonummer for leie som brukes i kontrakter er knyttet til byggeier. Endring av kontonummer gjøres derfor i Grunninnstillinger. Les mer her for info om redigering av byggeier.