Hva brukes dette til?
Grunndata er stedet der du vedlikeholder fellesinnstillinger som brukes på tvers av bygg og renholdsplaner – for eksempel nøkkeltall, kvalitetsprofiler, gulvtyper og time/kostnad. Disse verdiene påvirker beregninger og oppsett flere steder i renholdsmodulen.
Når bør du bruke denne funksjonen?
Bruk Grunndata når du:
skal oppdatere nøkkeltall og frekvens for romtyper, fordi beregnet renholdstid blir basert på dette.
vil justere eller tilbakestille kvalitetsprofiler og standardoppsett som gjelder for alle bygg.
skal opprette/organisere områder og knytte renholdere til områder, slik at de ser “sitt” renhold.
Slik gjør du det (steg for steg)
1) Åpne Grunndata
Gå til Grunndata i venstremenyen.
Velg ønsket menypunkt (for eksempel Nøkkeltall, Områder, Gulvtyper osv.).
Menyvalg i Grunndata
Assistenter
Hva er det?
Legg til renholdslederassistenter hvis du har overordnet ansvar, men assistenter som har ansvar for egne bygg og renholdsplaner. Assistentene får samme rettigheter som deg, men kan ikke endre hvem som er assistenter.
Slik gjør du det
Åpne Assistenter.
Legg til aktuelle personer og lagre (hvis lagreknapp vises i skjermbildet).
Arbeidstid
Hva er det?
Her registrerer du normalarbeidsår. Dette danner grunnlaget for beregning av stillingsprosent.
Slik gjør du det
Åpne Arbeidstid.
Fyll inn normalarbeidsår.
Lagre.
Nøkkeltall
Hva er nøkkeltall i FAMAC?
Nøkkeltall beskriver forventet renholdskapasitet per romtype – altså hvor mange kvadratmeter per time en renholder antas å kunne rengjøre for en valgt kvalitetsprofil. I tillegg ligger det en frekvens (antall dager per uke) som standard for romtypen, for å opprettholde valgt kvalitetsprofil.
Hvorfor er dette viktig?
Nøkkeltallene er felles for alle bygg og brukes i beregninger av renholdstid. Hvis de ikke stemmer, vil beregningene dine bli misvisende.
NB: Hvis du i renholdsplan velger en kvalitetsprofil som ikke har nøkkeltall, vil FAMAC bruke laveste verdi, 1 m² per time, og tidsberegningen som vises i renholdsplanen vil bli feil.
Slik jobber du med nøkkeltall
Åpne Nøkkeltall.
Finn romtypen du vil justere, og for hvilken kvalitetsprofil.
Juster verdier ved behov (nøkkeltall og/eller frekvens). Husk at endringer gjelder på tvers av bygg.
Slik ser du og bruker FDVhusets forslag (standardverdier)
Klikk på den blå pila bak Romtype-navnet for å se FDVhusets forslag.
På linjen under romtypen vises forslaget som Standardverdier.
Vil du ta i bruk forslaget: klikk på det blå resirkuleringsikonet bak Standardverdier.
Klikk Lagre når du er ferdig for å beholde oppsettet.
Kvalitetsprofiler
Hva er det?
Her endrer du oppsettet på de ulike kvalitetsprofilene. Endringer påvirker alle bygg.
Tilbake til standard kvalitetsprofiler
Klikk knappen Vis FDVhusets standard kvalitetsprofiler (grå knapp i toppen).
Klikk Lagre for å ta standardoppsettet i bruk igjen.
Gulvtyper
Hva er det?
Her justerer du renholdstid per gulvtype. Verdiene er et prosentvis påslag eller fratrekk i renholdstid, sammenlignet med Vinyl.
Eksempler (slik tolkes tallene)
Vinyl = 1.00 (referanse)
Terrakotta = 1.40 → ca. 40 % lenger tid enn vinyl
Støpte plastbelegg = 0.90 → ca. 10 % mindre tid enn vinyl
Time/kostnad
Hva er det?
Legg inn snittkostnader for en renholder. Dette danner grunnlaget for valget Sammendrag i venstremenyen. Verdier her er felles for alle bygg.
Områder
Hva er det?
For at renholdere skal se sitt renhold, må du opprette områder og knytte renholdere til ett eller flere områder. Et område kan ha flere renholdere, og en renholder kan være knyttet til flere områder.
Slik oppretter du et område og knytter renholdere
Åpne Områder.
Klikk +Ny.
Gi området navn og eventuelt kode.
Legg til renholder(e) på området:
Hvis renholderne allerede er registrert som brukere i FAMAC: klikk der det står Ingen, og kryss av én eller flere i lista.
Hvis renholderne ikke er registrert: klikk +Ny og registrer renholder som ny bruker.
Lagre.
Viktig om e-post
E-postadressen du legger inn blir renholderens brukernavn, og påloggingsinformasjon sendes til denne e-posten.
Etterpå
Du kan opprette område uten renholdere og knytte dem til senere.
I oversikten kan du enkelt flytte, fjerne og legge til renholdere på områder.
Tilleggsoppgaver
Hva er det?
Tilleggsoppgaver brukes når renholder også skal utføre andre oppgaver (for eksempel tømme søppel eller vanne blomster). For å få dem tilgjengelig i renholdsplanen må de først opprettes.
Slik oppretter du tilleggsoppgaver
Klikk Grunninstillinger i venstremenyen.
Velg Tilleggsoppgaver.
Klikk +Ny tilleggsoppgave.
Gi oppgaven et beskrivende navn, legg inn antatt tidsforbruk og velg eventuelt hvilke bygg oppgaven skal være tilgjengelig på.
Lagre.
Fravær
Hva er det?
Her registrerer du fravær for renholdere for å få oversikt over hvor du mangler ressurser. Dette er i hovedsak for akutt fravær.
Slik fungerer det i Dashbord
Når fravær er registrert, vises det i Dashbord for perioden fraværet gjelder.
Registrerer du fravær som starter i morgen, vises det ikke i Dashbord før i morgen.
Fraværstyper
Hva er det?
Her legger du inn fraværstypene du trenger når du registrerer fravær. Du kan også legge til nye fraværstyper.
Viktige begreper
Nøkkeltall: Antatt m² per time per romtype, knyttet til valgt kvalitetsprofil.
Frekvens: Antall dager per uke en romtype som standard skal ha renhold for å opprettholde kvalitetsprofil.
Kvalitetsprofil: Profil som påvirker nøkkeltall/frekvens og dermed beregnet renholdstid.
Standardverdier: FDVhusets forslag til oppsett per romtype, som kan vises og gjenbrukes.
Område: Gruppering som knytter renholdere til “sitt” renhold (én renholder kan ligge i flere områder).
Tips og vanlige feil
Nøkkeltall mangler på valgt kvalitetsprofil: Da bruker FAMAC 1 m²/time, og renholdstid blir helt feil. Sjekk at kvalitetsprofilen faktisk har nøkkeltall.
Husk at flere innstillinger er felles for alle bygg: Nøkkeltall, kvalitetsprofiler og time/kostnad påvirker på tvers – gjør endringer bevisst.
Bruk Standardverdier når du vil “finne tilbake” for en romtype: Vis forslaget med blå pil og bruk resirkuleringsikonet før du lagrer.