Prosjekt LT

Prosjekt LT er en tilleggsmodul i FAMAC. Ta kontakt med FDVhuset for informasjon og tilgang.

I FAMAC kan man etablere de prosjekter man måtte ønske, enten knyttet til et bestemt bygg eller helt fristilt fra allerede registrerte bygg. Prosjekter finner man i modulmenyen i FAMAC. Husk at innholdet i denne menyen vil variere alt etter hvilke moduler som er aktivert og hvilke roller man har:

Bildet under viser hvordan prosjektoversikten ser ut:

Vi ser at hvert enkelt prosjekt identifiseres ved bruk av ProsjektID og ProsjektTittel. Prosjekttype er egendefinert. Dette gjøres i Grunninnstillinger > Prosjekter. Hensikten med å definere prosjekttyper er at man lager sine egne prosjektmaler slik at det er enklere å komme i gang. Vi ser også at fullførte prosjekter kan få status Utført. Dermed har man tilgang til informasjon i ettertid, det vil si inntil man selv velger å slette prosjektet. Klikk tittelen for å komme inn i selve prosjektet.

Arkfanen Prosjekt

Første arkfane inneholder fire hoveddeler:

• Prosjektinfo, dette er den grunnleggende informasjonen om prosjektet som man ønsker å videreformidle til alle prosjektdeltakere. Dette kan redigeres av Prosjektleder og Prosjektlederassistent.
• Prosjekttavle, utveksling av informasjon og synspunkter, meldinger her adresseres til prosjektet og ikke til en bestemt person. meldinger er synlig for alle som har tilgang til prosjektet
• Prosjektstatus, viser informasjon om neste milepæl
• Prosjektdeltakere, det er en forutsetning at man først er registrert som bruker i FAMAC, først da kan man legges til som prosjektdeltaker. Følgende muligheter finnes:
  • Prosjektleder, har alle rettigheter. Denne personen defineres ved opprettelse av prosjektet og skal man endre hvem som har denne rollen må det gjøres ved å redigere prosjektet fra prosjektoversikten. 
  • Prosjektlederassistent, ingen prosjektledere kan gjøre alt alene, derfor har assistenten også alle rettigheter
  • Prosjektdeltaker har tilgang til arkfanene Prosjekt LT, Dokumenter, Milepæler og Aktiviteter, med mulighet for å laste opp dokumenter i de mapper prosjektleder har åpnet for dette (se avsnitt om Arkfanen Dokumenter).
  • Innsyn, har innsyn i arkfanene Prosjekt LT, Dokumenter, Milepæler og Aktiviteter
• NB: For å fjerne prosjektdeltakere trykker man seg inn på deltaker og får i dette vinduet mulighet til å fjerne vedkommende fra prosjekt. Det er kun prosjektleder, prosjektlederassistent, byggeieradmin og eiendomsforvaltere som har tilgang til dette.

Arkfanen Dokumenter

Hvis man på forhånd har etablert Prosjekttyper i Grunninnstillinger > Prosjekter og der etablert en mappestruktur så vil denne mappestrukturen allerede være på plass. I motsatt fall må man i dette bildet etablere de mapper man har behov for. Rettigheter tildeles hver enkelt mappe, dette må gjøres i det enkelte prosjekt. Klikk Rediger:

For hver enkelt prosjektdeltaker kan man velge:

• Kan skrive til mappe, det vil si alle rettigheter
• Kan lese mappeinnhold, det vil si kun innsyn (kan laste ned dokumenter)
• Ingen rettigheter, prosjektdeltaker vil ikke se mappenavnet heller

Merk at Prosjektlederassistent har tilgang til det samme som prosjektleder, selv om rettigheten på mappen er satt til "ingen rettighet" på vedkommende.

I samme bilde kan man huke av for Varsling ved nye filer. Når dette er valgt vil prosjektdeltaker motta en e-post når det lastes opp nye filer i mappen. Slik e-post sendes ut en gang pr dag på morgenen forutsatt at det faktisk er lastet opp nye filer. Det betyr at dokumenter lastet opp på dagtid vil bli varslet dagen etter.

Arkfanen Milepæler

Aller først må vi definere begrepet milepæl. Med milepæler forstås en kombinasjon av

• en bekreftelse på at en viss mengde arbeid er gjort, og
• en beslutning om hva som skal gjøres videre,

Et sett av milepæler er en beskrivelse av de tilstander et prosjekt bør være i på bestemte tidspunkter.

 

Man kan etablere så mange milepæler man måtte ha behov for, og hver enkelt milepæl knyttes opp mot en dato. Hvis man i Grunninnstillinger > Prosjekter har etablert egne prosjekttyper og der har definert milepæler så vil milepælene være på plass allerede, men da uten dato. Milepæler kan selvfølgelig redigeres, legg merke til at man kan lagre en milepæl som ny versjon. Dette gjøres fortrinnsvis ved endring i milepælens dato. Milepæler kan også bekreftes oppnådd med tilhørende dato og kommentar. Når milepæler er på plass kan man rapportere fremdrift og økonomisk status i form av en pdf-rapport.

Arkfanen Aktiviteter

Aktiviteter i Prosjekter er som aktiviteter ellers i FAMAC. Man kan og knytte til tidligere utkvitterte aktiviteter samt nye aktiviteter fra hvor som helst i FAMAC. 

Prosjekter i FAMAC bruker estimerte og faktiske kostnader pr aktivitet for å etablere prosjektets totale kostnadsbilde. Bruk av denne funksjonen blir dermed viktig.

Når man etablerer aktiviteter kan man sette både start og sluttdato, dermed er det gitt grunnlag for grafisk fremstilling av en fremdriftsplan.

Arkfanen Fremdrift

Her finner man en grafisk fremstilling av prosjektets fremdriftsplan med milepæler og aktiviteter.

Arkfanen Økonomi

I arkfanen Økonomi finner vi en summering av estimerte og faktiske kostnader registrert på prosjektets aktiviteter. Når kostnader registreres vil man også få en grafisk fremstilling av kostnadsbildet.

Arkfanen Logg

Alt som skjer i prosjektet loggføres automatisk slik at man til enhver tid har oversikt over hva som skjer og hvem som gjør det.