Avviksbehandling

Hvem kan behandle avvik?

Varseltrekanten i toppmenyen er avviksbehandling og her behandler Driftsleder, Renholdsleder, Avviksmottaker utendørs og Avviksmottaker IKT avvikene som er meldt til dem. Tilsvarende vil brukere med tilleggsrettighet Behandle avvik Driftsleder, Behandle avvik IKT, Behandle avvik Renhold, Behandle avvik utendørs (en eller flere) kunne behandle avvik på vegne av de respektive roller.

Hvis ingen brukere har rolle som avviksmottaker kan det heller ikke registreres avvik.

Hvem får varsel om nye avvik?

Merk at det kun er brukere med rollene Driftsleder, Renholdsleder, Avviksmottaker utendørs og Avviksmottaker IKT som får e-post varsling ved nye avvik. Denne funksjonen er fast og kan ikke slås av.

Hva blir varslet?

Ved nye avvik

• Direktemeldt fra byggmenyen sender epost til valgt avviksmottaker
• Avvik meldt fra FDV-tegning sender epost til driftsleder
• Avvik meldt fra aktivitet sender epost til driftsleder
• Avvik sendt fra Utleie sender epost til driftsleder
• Avvik meldt fra renholdsliste eller renholdstegning sender epost til renholdsleder

Ved avviksbehandling

• Ny aktivitet, påkrevd kommentar til avviksmelder ved første gangs opprettelse av aktivitet, valgfritt om det skal sendes meldinger når det lages flere aktiviteter fra samme avvik
• Kvitter ut, sender epost til avviksmelder
• Sett på vent, sender epost til avviksmelder
• Forkast, sender epost til avviksmelder.
• Flytt (fra forkastet) til ubehandlet, sender epost til avviksmelder og avviksbehandler.
• Overfør avvik til tilstandsanalyse, sender epost til avviksmelder

Ved utkvittering av aktiviteter

• Aktivitet Utført, kommentar sendes til avviksmelder
• Aktivitet Utført med avvik, kommentar sendes til avviksmelder
• Aktivitet Ikke utført., kommentar sendes til avviksbehandler

Ved rediger avvik

• Bytt avviksbehandler, sender epost til ny avviksbehandler

Hva viser FAMAC i skjermbildet Avviksbehandling?

Ved klikk på Avviksbehandling åpnes en ny venstremeny som gir oversikt over de forskjellige statuser et avvik kan ha:

• Ubehandlet: Viser alle avvikene som trenger behandling.
• Under behandling: Det er laget en eller flere aktiviteter for å lukke avviket.
• Lukket: Viser alle avvik som er ferdig behandlet.
• På vent: Viser alle avvik som er satt på vent.
• Forkastet: Viser alle avvik som er forkastet.
• Avviksrapporter: Rapporter som gir oversikt over antall, opprinnelse og status på avvik.

Etter hvert som man behandler et avvik vil avviket automatisk flyttes mellom de  ulike statusene.

Informasjon i tabellen for ubehandlede avvik er som følger

• Første kolonne viser hvor avviket er laget (hold musepeker over ikonet for å se supplerende tekst)
  • Direktemeldt (menyvalget Avvik i byggets venstremeny)
  • Aktivitet. En aktivitet er kvittert ut med avvik
  • Tilstand. En aktivitet knyttet til en tilstand er kvittert ut med avvik
  • Risiko. En aktivitet knyttet til en risiko er kvittert ut med avvik
  • Tilsyn. Det er registrert et avvik i et tilsyn
• Andre kolonne viser mottaker av avviket (hold musepeker over ikonet for å se supplerende tekst)
  • Driftsleder
  • Renholdsleder
  • Avviksmottaker IKT
  • Avviksmottaker utendørs.
• Tredje kolonne viser avvikstittel. Klikk teksten hvis du ønsker å se alle detaljer om avviket. Til høyre i denne kolonnen er det et informasjonsikon, hold museknappen over ikonet og du vil se beskrivelsen til avviket.
• Fjerde kolonne viser hvilket bygg avviket gjelder
• Femte kolonne viser hvem som har meldt avviket
• Sjette kolonne viser dato avviket ble meldt
• Sjuende kolonne viser dato for hvor lenge avviket har hatt nåværende status.
• Åttende kolonne inneholder en Handling-knapp, innholdet er forklart i neste avsnitt

Klikk kolonneoverskrift hvis du ønsker å sortere tabellen etter en annen kolonne enn nåværende (gjeldende sorteringskolonne er markert med blått i kolonneoverskriften).

Tabellene for avvik under behandling, lukket, på vent og forkastet har tilleggsinformasjon knyttet til den enkelte status, kolonneoverskrifter forklarer innholdet i de forskjellige kolonner..

Hvilke muligheter har avviksbehandler for å behandle et avvik?

Handlingsknappen gir følgende muligheter for å behandle et avvik:

• Ny aktivitet - som prinsipp behandles et avvik ved at det lages en eller flere aktiviteter som ved sin utførelse lukker avviket (se egen artikkel om Aktiviteter). Følgende spesielle forhold gjelder når aktivitet opprettes fra et avvik:
• Informasjon om avviket blir tilgjengelig i første arkfane i aktiviteten, klikk blå tekst for å åpne vindu med detaljert informasjon.
• Eventuelle filer som er lastet opp på avviket kan kopieres til aktiviteten, i skjemaet Ny aktivitet kan man klikke knappen “Kopier filer fra avvik”. Alle filer velges automatisk, men man kan fjerne filer man ikke ønsker å ta med. Valgte filer vil vises i arkfanen Dokumenter på aktiviteten (disse filene blir også tilgjengelig i appen).
• Hvis avviket har tilknytninger videreføres disse til aktiviteten, i skjemaet Ny aktivitet kan ikke avvikets tilknytninger endres, det må eventuelt gjøres på selve avviket. Altså vil alle aktiviteter få samme tilknytninger som avviket har.
• Kvitter ut - hvis avviksbehandler er sikker på at den meldte feil allerede er utbedret kan avviket kvitteres direkte, det blir da opprettet en utkvittert aktivitet med avviksbehandler som ansvarlig og utførende for å dokumentere at avviket er rettet. Hvis avvikstilknytninger er viktige å videreføre til den utkvitterte aktiviteten må man først sjekke hvilke tilknytninger avviket har og eventuelt redigere disse
• Sett på vent - flytter avviket til menypunktet På vent, avviket kan likevel behandles på vanlig måte i ettertid
• Når avvik settes på vent må det skrives en kommentar som sendes avviksmelder
• Forkast - når du forkaster et avvik må det begrunnes, følgende begrunnelser ligger klar til bruk i FAMAC
• Annet, kommer automatisk, ved dette valget er kommentar obligatorisk.
• Avvik er allerede lukket, kommentar er ikke obligatorisk, settes automatisk til Avvik er allerede lukket.
• Avvik er allerede registrert, kommentar er ikke obligatorisk, settes automatisk til Avvik er allerede registrert.
• Feil ansvarsområde (brukes når avviksmelder har meldt et avvik som ikke angår valgt avviksmottaker sitt ansvarsområde), kommentar er ikke obligatorisk, settes automatisk til Feil ansvarsområde.

Det vil sendes en e-post til den som har meldt avviket om at det er forkastet. Begrunnelsen følger med i e-posten. Forkastede avvik gjenfinnes ved å velge Forkastet i venstremenyen.

• Overfør til tilstandsanalyse - som avviksbehandler kan du velge å overføre et avvik til en tilstandsanalyse for videre behandling der.

Hvilke muligheter har avviksbehandler for å redigere et avvik?

• Bytt mottaker - hvis avviksmelder har valgt feil mottaker kan det byttes mellom Driftsleder, Renholdsleder, Utendørs og IKT-ansvarlig forutsatt at det finnes brukere med en eller flere av disse rollene.
  • NB! Brukere med tilleggsrettighet "Behandle avvik ....." kan ikke velges
• Endre tilknytninger - gir deg anledning til å endre bygg, leieobjekt, rom og system hvis en eller flere av disse informasjonene skulle være feil.

Alle hendelser på et avvik logges og er synlig i arkfanen logg på siden avviksdetaljer.

Hva skjer når det registreres avvik på en aktivitet?

Uavhengig av hvordan en aktivitet har oppstått (enkelthendelse eller gjentagende, på bakgrunn av et annet avvik, tilstand, risiko eller tilsyn) kan det opprettes nye avvik i utkvitteringsbildet, også uten å kvittere ut aktiviteten. Også i de tilfeller der aktiviteten har sin bakgrunn i et avvik og det registreres nye avvik i aktiviteten vil det bli opprettet et nytt avvik. Altså vil det hele tiden opprettes nye avvik som må behandles i Avviksbehandling.

OBS! Hvis man klikker aktivitetsnavnet på en utkvittert aktivitet kan man fortsette å registrere avvik knyttet til aktiviteten.

Hva skjer når en aktivitet fra avvik kvitteres ut som Ikke utført?

Hvis aktivitet knyttet til et avvik kvitteres ut som ikke utført settes avviket tilbake til ubehandlet og kan behandles på nytt i avviksbehandling.