Avtaler lar deg dokumentere og knytte forskjellige avtaler til byggene i porteføljen din.
Modulen har to utgaver ment for to forskjellige brukergrupper.
Den ene er Avtaler du ser i venstremenyen inne på hvert bygg. Her får du innsyn i byggets avtaler, samt mulighet til å laste opp nye avtaler.
Den andre er den fullverdige Avtaler-menyen, som nås via forsiden i FAMAC. Her får du full tilgang til å laste opp, redigere eller slette avtaler. Hvis menyen ikke vises betyr det at du ikke har tilgang. Venstremenyen her består av menypunktene Aktiv, Avsluttet, og Innstillinger.
Menypunkt Aktiv
Her registrerer du alle slags avtaler, uavhengig av hva disse gjelder. For eksempel leasingavtaler for biler og annet utstyr, forsikringsavtaler, leieavtaler, serviceavtaler osv.
Knappen Ny avtale
Følgende informasjon kan lagres:
- Tagger: knytt til tagg dersom det er relevant.
- Avtaletype: her kan du velge mellom forhåndsdefinerte avtaletyper.
- Tittel: gi avtalen et beskrivende navn
- Avtalepartner: her kan du velge fra firma registrert i frimaregisteret. Hvis det ikke er opprettet, kan du benytte +-knappen og legge til firmaet.
-
Kontaktperson: fritekstfelt
- Start- og Sluttdato: angi dato for formell avtalestart og -slutt.
- Notater: fritekstfelt for notater dersom det er ønskelig.
- Varslingsdato: hvis varslingsdato angis, vil ansvarlig motta en e-post på den datoen som gjør ansvarlig oppmerksom på at avtalen er i ferd med å gå ut. Hvis ansvarlig ikke eksisterer (eksempelvis bruker er slettet), så vil Byggeieradmin motta påminnelsen.
- Varslingsinterval
- Avtalens verdi: kan du legge inn avtalens totalverdi.
- Hvilke bygg gjelder avtalen for?: her kan du velge å knytte avtalen til flere bygg dersom det er ønskelig. Du kan også legge inn kostnad per bygg. Merk at du må benytte "Legg til"-knappen for å legge til bygget.
- Ansvarlig: hvem har ansvar for denne avtalen
Selve avtaledokumentet lastes opp via knappen "Velg en fil..." nederst på siden, eller kan lastes opp i etterkant ved å klikke inn på avtalen og velge arkfanen "Dokumenter".
Redigering av avtaler er en tilgang som avhenger av rollene en har i FAMAC. Byggeieradmin eller Brukeradmin kan gi denne rettigheten kun til de som skal arbeide med avtaler.
Menypunkt Avsluttet
Her har du en oversikt over alle avtaler som er satt som avsluttet, og du vil også her ha mulighet for å reaktivere avtaler dersom det er ønskelig.
For å avslutte en aktiv avtale, trykk på Handling -> Avslutt og deretter Avslutt avtale.
Menypunkt Innstillinger
Her kan du legge inn en standardtekst som brukes til utsending av e-post ved avslutning av avtale. Du kan også legge til eller fjerne Avtaletyper etter ønske.