Filarkiv er en gren av menyen Byggdokumentasjon, som du når via venstremenyen inne på hvert bygg.
Filarkiv består av forhåndsdefinerte mapper hvor man kan laste opp dokumenter som gjelder det valgte bygget. De forhåndsdefinerte mappene tilsvarer tabell 2 i NS 3456-2022 Dokumentasjon for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling for bygninger og tilhørende uteområder (FDVU-dokumentasjon). I tillegg har vi videreført mapper som var unike for Famac.
Tilgang til å laste opp, laste ned, redigere filnavn osv er som Famac forøvrig rollestyrt. Du kan via Brukerstøtte i Brukermenyen finne tilgangsmatrisen for filarkivet.
Overgangen fra gammelt til nytt filarkiv kan kanskje oppleves forvirrende, i denne hjelpeartikkelen finnes det en beskrivelse av alle mapper i det gamle filarkivet med en beskrivelse av ny plassering.
Funksjonalitet i nytt filarkiv
Over tabellen
- Knappen Behandle valgte er deaktivert inntil man i venstremargen merker en eller flere mapper og eller dokumenter. Når man har merket det man ønsker kan man laste ned, låse, låse opp eller slette de merkede dokumentene. Husk bare at denne handlingen påvirker alle merkede dokumenter.
- Søket til høyre over tabellen søker både i mappenavn og i dokumentnavn, her kan man også bruke flere ord for å få presise treff. Eksempelvis vil søket plan 4. etg finne alle dokumenter som inneholder alle deler av søket, men ikke nødvendigvis i angitt rekkefølge.
- Knapp helt til høyre over tabellen (tannhjul) lar deg bestemme hvilke kolonner du ønsker å se i filarkivet.
Tabellen
- Knapp helt til venstre i overskriftsraden lar deg ekspandere / kollapse alle mapper i hele strukturen
- Overskrifter er klikkbare for sortering (gjelder ikke overskriften Versjon)
- Mapper som inneholder dokumenter er merket med blått mappeikon
- Til alle mapper der navnet innledes med tre siffer kan man opprette egendefinerte Mapper
Den enkelte mappe
- Klikk et mappenavn for å for se/skjule undermapper
- Hold musepeker over mappenavnet og du vil se en knapp "Last opp ny fil", klikk på denne knappen åpner Utforsker/Finder slik at du kan velge en eller flere filer for opplasting
- Hver enkelt mappe har sin egen handlingsknapp helt til høyre i tabellraden, klikk for å se aktuelle valg.
- Vær oppmerksom på at valgene varierer alt etter om det er en Hovedmappe, Undermappe eller en Egendefinert undermappe
Mappehandlinger
- Ny mappe, valget finnes kun på undermapper, valget lar deg utvide mappestrukturen slik du selv ønsker
- Last opp ny fil
- Last ned laster ned alle dokumenter i mappen
- Lås / Lås opp låser alle filer for å hindre utilsiktet redigering av filnavn eller sletting
- Logg viser alle handlinger som er foretatt for den aktuelle mappen
Dokumenthandlinger
Til høyre for hvert filnavn finner du knappen Handling. Klikk knappen for å se hvilke valg som er tilgjengelige.
- Last ned - laster dokumentet ned til din datamaskin og mappen du har valgt som standard nedlastingsmappe
- Spesielt for dwg-tegninger finnes valget Vis tegning som åpner en visning av innholdet i filen slik den ser ut når samme tegning åpnes i en programvare egnet for å opprette og redigere dwg-filer
- Ny versjon - betyr at du kan legge en ny versjon av et dokument over det gamle samtidig som du beholder og har tilgang til det gamle dokumentet. Dette er spesielt nyttig hvis du foretar en liten ombygging og ønsker å beholde den gamle versjonen av tegningene.
- Se alle versjoner - hvis funksjonen Ny versjon er brukt vil du i dette valget se alle tidligere versjoner av samme dokument
- Lås/Lås opp hindrer utilsiktet redigering og sletting av dokumenter.
- Flytt fil - flytter dokumentet til valgfri mappe i filarkivet eller til arkfanen Dokumenter på valgfritt system
- Rediger filnavn - gir deg mulighet til å redigere filnavnet
- Slett sletter dokumentet permanent