Utleie Innstillinger Produkter

Hva er et produkt?

Et produkt er rett å slett det man skal fakturere ifm en leiekontrakt, eksempelvis

• Husleie
• Strøm/oppvarming
• Felleskostnader (kun næringskontrakter)

Produkter må være korrekt registrert i FAMAC før man kan benytte seg av fakturaintegrasjon.

OBS! Hvis du ønsker utleie på timebasis kan du sjekke ut FAMAC Booking

Hvem har tilgang til produkter?

Du må ha en av disse rollene for å kunne bruke funksjonen:

• Byggeieradmin eller Utleieadmin – du kan legge til og endre leieobjekter.

• Utleie – lesetilgang – du kan se informasjon, men ikke endre noe.

Hvis du er usikker på hvilken rolle du har kan du finne dette i menypunktet Min profil, når du er pålogget FAMAC finner du menypunktet her: https://famacweb.no/users/myPage

Hvor finner man produkter?

Velg modulen Utleie i modulvelgeren, deretter innstillinger i venstremenyen og til slutt Produkter, også dette i venstremenyen. Eller klikk denne lenken når du er pålogget FAMAC: https://famacweb.no/rentProduct

Konseptet Produkter i FAMAC

Under arkfanen Produkter kan du definere produkter som du ønsker å fakturere for en leiekontrakt. Produkter er i utgangspunktet egendefinert slik at man i prinsippet kan fakturere hva som helst, og ikke bare husleie. Funksjonen er tiltenkt brukt for produkter som skal faktureres sammen med husleien og som skal ha samme forfallsdato som husleien. Altså er ikke funksjonen tenkt som engangsfakturering av for eksempel en utført tjeneste, reparasjoner etc.

Det ligger fire produkter her som ikke kan slettes: Leiepris (husleie), Strøm og oppvarming, Vann og avløp og Parkering. På disse kan kun produktnummer, pris og beskrivelse endres.

I tillegg til disse fire produktene kan et hvilket som helst produkt legges til, for eksempel Felleskostnader.

Dersom dere har integrasjon mot regnskap vil hvert produkt bli eksportert som egne varelinjer på faktura.

Lage nytt produkt

Begreper i skjema Nytt produkt

• Produktnr er egendefinert og frivillig å fylle ut
• Eksternt produktnr, hvis integrasjon mot faktureringsprogram skal benyttes må dette være likt produktnr/varenr benyttet i faktureringsprogrammet
• Produktnavn, er egendefinert tekst,, eksempelvis Husleie
• Fastpris pr måned eller Kvadratmeter pr. måned må angis, FAMAC kan også tilby de samme variantene med pris pr år. For boligutleie gjelder Faspris pr måned og er derfor forhåndsvalgt.
• Produktpris angis kun med tall, flere desimaler er mulig
  • TISP! Bruk heller Prisliste
• Beskrivelse er fritekst slik at de som jobber i FAMAC ser all nødvendig informasjon om produktet
• Type produkt
  • Leieprisprodukt - dette produktet vil komme øverst på faktura og vil få prisen sin justert ved indeksregulering av kontrakter, altså er det dette alternativet som skal benyttes for husleien
  • Hvis det ikke hukes av for leieprisprodukt forteller man FAMAC at det er snakk om et tilleggsprodukt, eksempelvis strøm som faktureres i tillegg til husleie. Tilleggsprodukter vil ikke være med i indeksreguleringer, men reguleres ved å bruke funksjonen "Reguler pr. kontrakt"

Prisliste

Etablerte produkter kan ha en og bare en prisliste. Prisliste etableres i samme funksjon som Nytt produkt.

Prislister lages kun en gang og kan senere vedlikeholdes slik at prislisten til enhver tid har oppdaterte og riktige priser.

I skjemaet Nytt produkt eller for et etablert produkt, skjemaet Rediger produkt velger man leieobjekt og angir prisen man ønsker for nye kontrakter, huk også av for standard. Resultatet av dette er at man etter å ha valgt leieobjekt i skjema Ny kontrakt automatisk får opp liste over hvilke prosukter som skal faktureres med hvilken pris.

Tabell Produkter

Når et produkt er etablert vil man få tilgang til flere funksjoner via knappen Handling helt til høyre i hver tabellrad:

• Reguler pr. kontrakt
• Reguler prisliste
• Kopier
• Rediger

Reguler pr. kontrakt

Funksjonens hensikt er å gi anledning til annen type regulering enn indeksregulering. Her er det også forskjell ved regulering av leieprisprodukter og tilleggsprodukter. OBS! Denne typen regulering endres prisene i valgte kontrakter!

Ved regulering av leieprisprodukter får man følgende valg:

• Reguleringstype, velg rett reguleringstype fra listen
  • Regulering til Gjengs leie, gjennomført regulering gir mulighet for å generere varselbrev fra den enkelte kontrakt
  • Kontraktsfestet regulering av leie, valget er kun tilgjengelig for næringskontrakter, gjennomført regulering gir mulighet for å generere varselbrev fra den enkelte kontrakt
• Prisøkningen er i Prosent eller Beløp, velg det rette alternativet
• Beløp/Prosent, registrer kun tall, flere desimaler er mulig
• Kommentar, legg inn en kommentar for å hjelpe egen hukommelse
• Regulering gjelder fra, velg hvilken dato endringen skal gjelde fra
• Oppdater veil. pris, gir deg mulighet til samtidig å oppdatere produktets pris, men ikke prislisten
• Velg hvilke kontrakter endringen skal gjelde for og klikk knappen Godkjenn

Ved regulering av tilleggsprodukter får man følgende valg:

• Prisøkningen er i Prosent eller Beløp, velg det rette alternativet
• Beløp/Prosent, registrer kun tall, flere desimaler er mulig
• Kommentar, legg inn en kommentar for å hjelpe egen hukommelse
• Regulering gjelder fra, velg hvilken dato endringen skal gjelde fra
• Oppdater veil. pris - gir deg mulighet til samtidig å oppdatere prislisten
• Velg hvilke kontrakter endringen skal gjelde for og klikk knappen Godkjenn

TISP! Leieobjekter som får denne typen regulering bør følges opp ved at prislisten reguleres tilsvarende

Reguler prisliste

NB! Redigering av prisliste endrer ikke kontraktenes priser, kun prislisten. Ved å regulere prislisten jevnlig er man trygg på at skjemaet Ny kontrakt alltid vil gi meg de priser som ønskes ved opprettelse av nye kontrakter. Det anbefales derfor at prislisten reguleres minimum årlig.

OBS! man kan også redigere prislistens priser ved å klikke Handling > Rediger for det aktuelle produkt.

Fakturaintegrasjon

Hvis dere skal bruke fakturaintegrasjon er det viktig at nødvendige data er på plass, dvs at alle valgte produkter på kontraktene har rett pris, at selve husleien har fått avhuking for Leieprisprodukt fordi det er bare Leieprisprodukt som kan indeksreguleres fra Dashbord og at eventuelle tilleggsprodukt ikke har denne avhukingen. Regulering av pris for tilleggsprodukter skal skje som beskrevet over.

Vær oppmerksom på at produkter kan registreres med Pris per kvadratmeter, hvis da areal for boliger eller Leieareal for næring ikke er fylt ut så blir det ett eller annet ganger null som blir bare tull.

Når dere tar i bruk fakturaintegrasjon og alt som står over er på plass så er det likevel noe å passe på: Høyst sannsynlig vil ikke Neste fakturadato være rett fordi man ikke var helt sikker på hvilken dato de burde sette når dette ble registrert, og registreringen tok lengre tid enn antatt. Dermed må kanskje Neste fakturadato redigeres på samtlige kontrakter før første fakturakjøring kan finne sted. I tilfelle velg Utleie > Kontrakter, huk av for alle kontrakter i venstre kolonne, klikk knappen Oppdater fakturadato og velg rett dato.

Om kontering av husleie og andre fakturerte produkter

Husleie kan konteres på mist tre forskjellige måter, enten pr leieobjekt, pr bygg eller i en samlet pott for alle bygg. Hvis kontering IKKE er en samlet pott må Ekstern ID for produktet (varenummer) registreres pr leieobjekt i feltet "Alternativt eksternt produktnr". Her kan man også registrere et alternativt produktnavn hvis man ønsker det.

Øvrige forhold

Skal husleie på næringskontrakter registreres med eller uten moms?

Dette behandles av regnskapssystemet. I FAMAC knyttes produktet opp mot et eksternt produktnr og i regnskapssystemet skal det samme produktnr være knyttet til en avgiftsgruppe. Priser skal registreres uten mva hvis regnskapsprogrammet håndterer det slik. Hvis ikke må priser være inkl. mva.